Hoe bereid ik een inspirerende online vergadering in Teams voor? 

Mijn naam is Joe Rüland en als Business Productivity Consulent geef ik oriëntatie in de digitale jungle zodat er meer tijd over blijft voor wat echt belangrijk is! 

Vandaag wil ik je graag een paar tips geven over hoe je een online vergadering in Teams succesvol kunt voorbereiden. 

Bij het organiseren van een online vergadering is het niet alleen belangrijk om de technische aspecten te regelen, maar ook om ervoor te zorgen dat de deelnemers geïnspireerd en betrokken blijven.   

Zo bereid je een inspirerende online vergadering in Teams voor:

1. Stel doel en agenda op 

Definieer duidelijk het doel van de vergadering en stel een agenda op die de belangrijkste onderwerpen en het doel benadrukt. Zorg ervoor dat de agenda beknopt is en de belangrijkste punten behandelt die inspirerend kunnen zijn voor de deelnemers. 

2. Voeg interactieve elementen toe 

Plan interactieve elementen in, zoals polls, breakout-sessies, of discussierondes om de deelnemers actief bij de vergadering te betrekken. Dit helpt om de betrokkenheid te vergroten en een inspirerende dialoog te bevorderen. 

3. Maakt gebruik van visuele hulpmiddelen  

Maak gebruik van visuele hulpmiddelen zoals presentaties, grafieken of video’s om je punt kracht bij te zetten en de aandacht van de deelnemers vast te houden. Zorg ervoor dat de visuele elementen relevant zijn en bijdragen aan het inspirerende karakter van de vergadering. 

4. Houdt de aandacht vast door de sprekers af te wisselen 

Nodig inspirerende sprekers uit die expertise hebben op het gebied van het onderwerp van de vergadering. Deze sprekers kunnen deelnemers motiveren en nieuwe perspectieven bieden, waardoor jouw vergadering inspiratie biedt voor meer. 

5. Interactie aanmoedigen 

Moedig deelnemers aan om vragen te stellen, ideeën te delen en met elkaar in gesprek te gaan. Dit zou je bijvoorbeeld kunnen doen via een chatfunctie, breakout-sessies of door specifieke deelnemers uit te nodigen hun mening te delen. 

6. Sluit af met één of meerdere follow-up acties 

Sluit de vergadering af door de belangrijkste “take-aways” samen te vatten en follow-up acties te definiëren. Dit houdt de inspiratie en motivatie vast en helpt deze om te zetten in concrete stappen. 

Wij helpen jou graag om de gestelde doelen te realiseren: 

Als ervaren Business Productivity Consultant kan ik ook jouw bedrijf helpen te transformeren! Van het implementeren van naadloze samenwerkingsplatforms tot het optimaliseren van workflows: ik sta klaar om jouw productiviteit naar nieuwe hoogten te tillen.  

Heb jij zelf nog nuttige tips of wil jij jouw ervaring delen? Laat dan hier een bericht achter in de commentaren. 

En dat noemen wij dan een frisse wind in IT! 

Samen bouwen we aan een toekomst waarin jouw bedrijf floreert, ongeacht de locatie van je team. Neem daarom vandaag nog contact op voor een vrijblijvend advies! 

De Etesian Strava Challenge: samen bewegen voor een beter doel.

Middenin de uitdagingen van de Covid-pandemie bedachten we bij Etesian een initiatief dat niet alleen ons personeel in beweging hield, maar ook een gevoel van verbondenheid en welzijn creëerde: de Etesian Strava Challenge. Deze unieke uitdaging, exclusief voor het bevlogen personeel van Etesian, is uitgegroeid tot een bron van inspiratie en gezamenlijke inspanning.

Eenvoudige regels, grote resultaten

Wat deze interne uitdaging zo bijzonder maakt, zijn de eenvoudige regels die het voor al onze teamleden toegankelijk maken. Deelnemers verdienen één punt voor elke dag waarop ze minstens 20 minuten aan activiteit besteden. Hierbij geldt: één punt per dag, waardoor de uitdaging haalbaar is voor iedereen, ongeacht hun dagelijkse schema’s.

Daarnaast voegen we een extra dimensie toe met periodieke bonusuitdagingen. Deze uitdagingen variëren en bieden teamleden de kans om extra punten te verdienen, van 0 tot 5. Creativiteit en betrokkenheid worden beloond, waardoor elke periode een opwindende nieuwe draai aan de uitdaging krijgt.

Het doel achter de beweging

Bij Etesian geloven we sterk in het bevorderen van welzijn, zowel fysiek als mentaal. De Etesian Strava Challenge is niet alleen een wedstrijd; het is een gezamenlijke inspanning om gezondheid en positiviteit te bevorderen onder ons eigen team. Beweging is een krachtige manier om stress te verminderen, energie te verhogen en een gevoel van prestatie te ervaren.

Het goede doel aspect

Een van de meest opwindende aspecten van de Etesian Strava Challenge is de mogelijkheid om terug te geven. Deelnemers die de eerste en tweede plaats bereiken, hebben het voorrecht om een goed doel te kiezen waar Etesian geld aan zal doneren. Dit voegt een extra laag van betekenis toe aan de uitdaging en motiveert teamleden om niet alleen voor zichzelf, maar ook voor anderen te bewegen.

Iedereen heeft een kans

Bij Etesian geloven we in gelijke kansen. Om ervoor te zorgen dat elke medewerker de kans heeft om te winnen, hebben we een regel ingevoerd waarbij teamleden slechts één keer per 10 periodes kunnen winnen. Dit creëert een eerlijk speelveld en moedigt een gezonde competitie aan.

Doe mee en verander samen levens

Of je nu een doorgewinterde atleet bent of net begint met bewegen, als Etesian-teamlid nodigen we je uit om deel te nemen aan de Etesian Strava Challenge. Het gaat niet alleen om winnen, maar ook om de positieve impact die we samen kunnen hebben op onze gezondheid en de wereld om ons heen.

Doe mee, beweeg, en laten we samen levens veranderen!

De invloed van COVID-19 op projectmanagement

De pandemie heeft een grote impact op de (nieuwe) manier van werken. Door het (al dan niet verplicht) thuiswerken, heeft ook de projectmanager de manier van werken aan moeten passen. Het praatje bij het koffieapparaat wordt gemist. En even snel langs die collega voor de laatste details is er niet meer bij. Behoren de brainstormsessies met een ‘brownpaper’ wand tot de verleden tijd? Zomaar een paar voorbeelden die zeker niet zijn verdwenen, maar wel op en andere creatieve wijze tot stand moeten komen. Ook als de pandemie voorbij is, zal projectmanagement niet meer fulltime naar het kantoorbureau terugkeren. Hoe ziet projectmanagement er na het coronatijdperk uit?

Samenwerken op afstand

De afgelopen twee jaar heeft ons geleerd dat veel projecten prima uitgevoerd kunnen worden vanuit een thuiswerkomgeving. In het begin van de coronacrisis was het misschien even wennen, maar de digitale projectmeeting is inmiddels een vast ritueel geworden.

Dit blijft waarschijnlijk zo, grotendeels vanwege het aantal bewezen voordelen van thuiswerken voor werkgevers en werknemers: van verhoogde productiviteitsniveaus tot verbeterde flexibiliteit. Daar waar thuiswerken drie jaar terug vaak nog onderwerp van discussie was, hebben ondernemingen nu te maken met een ongekende verschuiving naar werken op afstand. Kantoortuinen worden steeds meer ingericht op het hybride werken van de toekomst.

Het zorgde echter ook voor uitdagingen. Werken op afstand verandert immers de dynamiek van de werkplek volledig. Daardoor zijn bepaalde werkprocessen moeilijker uitvoerbaar, zoals spontane samenwerking, teambuilding en andere projectmanagementtaken. Dit werkt doorgaans veel beter wanneer alle teamleden aanwezig zijn om ideeën met elkaar uit te wisselen.

Wees creatief en vind andere of betere manieren om hetzelfde niveau van samenwerking aan te moedigen als projectteamleden zich niet in dezelfde ruimte bevinden. Dit zal grotendeels afhangen van het feit of we effectief met elkaar kunnen communiceren.

Communicatie

Het thuiswerken kan een negatief effect hebben op de betrokkenheid van werknemers. Effectieve communicatiekanalen zijn daarom noodzakelijk om ervoor te zorgen dat projectmedewerkers goed gemotiveerd blijven. Zo raken online communicatietools om te chatten (Teams, Slack), videotools (Teams, Zoom), organisatietools (Trello, Confluence) en brainstormingtools (Miro) steeds meer ingebed op de werkplek.

Veranderende rol door technologie

In de loop der jaren heeft technologie een ware revolutie teweeggebracht in de manier waarop projecten worden beheerd. Tien jaar geleden zou het idee om effectief vanuit huis te werken niet serieus zijn genomen. Nog maar twee jaar geleden gold het samen in één ruimte zitten als voorwaarde voor een succesvol agile project.

Cloudgebaseerde systemen worden steeds vaker gebruikt bij projectbeheer. Als zodanig zullen software, gegevensopslag, servertoegang, beheersystemen en een hele reeks HR-taken veel meer gestroomlijnd worden, waardoor de interne werkomgeving van veel bedrijven en projecten verandert.

Deze verandering roept echter ook vragen op over gegevensbeveiliging, waardoor het projectsupport juist ook over die vaardigheden dient te beschikken om de online toegang en aanwezigheid van hun bedrijf in de cloud te beschermen. 

Niet één projectmanagementmethode

Een decennium terug zouden projectmanagers al hun projecten volgens één en dezelfde projectmanagementmethode managen… Projectmanagers zijn nu veel flexibeler en creëren vaak ‘gecombineerde benaderingen’ (agile en waterval), afgestemd op de behoeften van hun specifieke project en de verschillende projectmanagementmethodes. Deze gecombineerde projectmanagement benaderingen blijken over het algemeen succesvoller dan het traditionele proces met één raamwerk.

Maak jezelf daarom proactief vertrouwd met een reeks ‘andere’ potentieel bruikbare methodes. Je weet tenslotte nooit wanneer een op samenwerking gebaseerde aanpak van pas kan komen.

Sta open voor de toekomst

COVID-19 heeft misschien een catastrofaal effect gehad op de projectmanagementsector, maar het heeft bedrijven ook de mogelijkheid geboden om hun strategieën voor de toekomst te onderbreken, na te denken en te heroverwegen. In plaats van vast te blijven zitten in het verleden en een verouderd werkmodel, is dit het ideale moment om naar de toekomst te kijken en de trends te omarmen die de industrie de komende maanden biedt. Bijvoorbeeld door:

  • op technologie gebaseerde systemen te implementeren;
  • werk vanuit huis te optimaliseren, en;
  • eventuele nieuwe vaardigheden te leren en toe te passen.

Daarmee zorg je ervoor dat niet alleen jouw bedrijf de pandemie overleeft, maar ook dat jij jezelf verder ontwikkelt en groeit.