Goed opdrachtgeverschap is een vak

Wat is ‘Opdrachtgeverschap’? En specifieker nog: wat is ‘Goed opdrachtgeverschap’? Onze senior projectmanager Edwin Fokker gaat je hierin meenemen. Niet omdat hij een uitgebreid wetenschappelijk onderzoek heeft uitgevoerd of bestudeerd, maar vanuit zijn eigen 25 jaar ervaring als projectmanager. Goed opdrachtgeverschap is een vak. Je doet dat er niet zo maar even bij!

“Dit artikel gaat met name over jou als opdrachtgever, diegene die eindverantwoordelijk is voor business ICT-projecten.   

Goed opdrachtgeverschap is kort samengevat:

  • je houding
  • je gedrag
  • en actie in jouw rol als opdrachtgever.

Jij bent eindverantwoordelijk voor het initiëren, sturen, laten uitvoeren en implementeren van veranderingen die projectmatig worden uitgevoerd. Jij krijgt, of beter, neemt eindverantwoordelijkheid voor deze verandering.

Dit is nogal wat. Je wilt ‘iets’ veranderen en/of verbeteren in je dienstverlening naar je klanten, afnemers en/of de interne organisatie. 

goed opdrachtgeverschap

Jij als goede opdrachtgever:  

  1. Bent de eigenaar van het project
    Jij voelt dat zo en gedraagt je er ook naar. Jij wilt de resultaten van het project hebben en implementeren in jouw organisatie. Goed opdrachtgeverschap staat of valt met eigenaarschap. 
  1. Speelt een actieve en beslissende rol in de formulering van de projectkenmerken
    Bestaande uit de doelstelling, business case, scope en niet te vergeten de out of scope, de requirements, de op te leveren producten, de project- en exploitatiekosten, de planning en de governance. Dit zijn de kaders en richtlijnen van jouw project, waarop je actieve sturing geeft bij de uitvoering. 
  1. Bent volledig en juist geïnformeerd tijdens jouw project
    Over de status van de op te leveren producten, de financiën, de issues en risico’s en besluit over de te nemen maatregelen om de kans op succes te vergroten. 
  1. Hebt een luisterend oor
    Voor de adviezen van de (vertegenwoordiging van de) gebruikers van je organisatie en betrokken leveranciers die allen aangestoken door jouw enthousiasme een actieve rol vervullen in jouw project. 
  1. Hebt een open en eerlijke relatie met de projectmanager van jouw project
    De projectmanager faciliteert jouw feestje en ondersteunt jou, net als je Stuurgroep, in de besluitvorming tijdens jouw project. 
  1. Stapt op de zeepkist bij het vieren van succesjes
    Met de direct betrokkenen tijdens je project en je vraagt om extra aandacht en inzet voor je project als het ‘even’ tegenzit.  
  1. Stopt het project
    Als de business case niet meer valide is of te krijgen is en als je geen goed gevoel meer hebt over de slagingskans en terugverdientijd van jouw project. 

Jij als opdrachtgever wilt ‘iets’ hebben. Jij wilt profijt hebben van de resultaten en op te leveren producten van het project. De business case, die up-to-date wordt gehouden tijdens het project en de vooraf gedefinieerde exploitatiefase erna, ondersteunt je daarbij. De tijd is echt voorbij dat de business case van het project tijdens initiatie- of opstartfase eenmalig wordt vastgelegd en doorgerekend.  

Als jij je (deels) herkent in dit betoog, maar toch nog vragen, opmerkingen en/of je bedenkingen hebt, dan hoor ik dat graag. Je bent van harte welkom om samen met mij in gesprek te gaan, zodat we van elkaars kennis en ervaringen kunnen leren.”

  

De invloed van COVID-19 op projectmanagement

De pandemie heeft een grote impact op de (nieuwe) manier van werken. Door het (al dan niet verplicht) thuiswerken, heeft ook de projectmanager de manier van werken aan moeten passen. Het praatje bij het koffieapparaat wordt gemist. En even snel langs die collega voor de laatste details is er niet meer bij. Behoren de brainstormsessies met een ‘brownpaper’ wand tot de verleden tijd? Zomaar een paar voorbeelden die zeker niet zijn verdwenen, maar wel op en andere creatieve wijze tot stand moeten komen. Ook als de pandemie voorbij is, zal projectmanagement niet meer fulltime naar het kantoorbureau terugkeren. Hoe ziet projectmanagement er na het coronatijdperk uit?

Samenwerken op afstand

De afgelopen twee jaar heeft ons geleerd dat veel projecten prima uitgevoerd kunnen worden vanuit een thuiswerkomgeving. In het begin van de coronacrisis was het misschien even wennen, maar de digitale projectmeeting is inmiddels een vast ritueel geworden.

Dit blijft waarschijnlijk zo, grotendeels vanwege het aantal bewezen voordelen van thuiswerken voor werkgevers en werknemers: van verhoogde productiviteitsniveaus tot verbeterde flexibiliteit. Daar waar thuiswerken drie jaar terug vaak nog onderwerp van discussie was, hebben ondernemingen nu te maken met een ongekende verschuiving naar werken op afstand. Kantoortuinen worden steeds meer ingericht op het hybride werken van de toekomst.

Het zorgde echter ook voor uitdagingen. Werken op afstand verandert immers de dynamiek van de werkplek volledig. Daardoor zijn bepaalde werkprocessen moeilijker uitvoerbaar, zoals spontane samenwerking, teambuilding en andere projectmanagementtaken. Dit werkt doorgaans veel beter wanneer alle teamleden aanwezig zijn om ideeën met elkaar uit te wisselen.

Wees creatief en vind andere of betere manieren om hetzelfde niveau van samenwerking aan te moedigen als projectteamleden zich niet in dezelfde ruimte bevinden. Dit zal grotendeels afhangen van het feit of we effectief met elkaar kunnen communiceren.

Communicatie

Het thuiswerken kan een negatief effect hebben op de betrokkenheid van werknemers. Effectieve communicatiekanalen zijn daarom noodzakelijk om ervoor te zorgen dat projectmedewerkers goed gemotiveerd blijven. Zo raken online communicatietools om te chatten (Teams, Slack), videotools (Teams, Zoom), organisatietools (Trello, Confluence) en brainstormingtools (Miro) steeds meer ingebed op de werkplek.

Veranderende rol door technologie

In de loop der jaren heeft technologie een ware revolutie teweeggebracht in de manier waarop projecten worden beheerd. Tien jaar geleden zou het idee om effectief vanuit huis te werken niet serieus zijn genomen. Nog maar twee jaar geleden gold het samen in één ruimte zitten als voorwaarde voor een succesvol agile project.

Cloudgebaseerde systemen worden steeds vaker gebruikt bij projectbeheer. Als zodanig zullen software, gegevensopslag, servertoegang, beheersystemen en een hele reeks HR-taken veel meer gestroomlijnd worden, waardoor de interne werkomgeving van veel bedrijven en projecten verandert.

Deze verandering roept echter ook vragen op over gegevensbeveiliging, waardoor het projectsupport juist ook over die vaardigheden dient te beschikken om de online toegang en aanwezigheid van hun bedrijf in de cloud te beschermen. 

Niet één projectmanagementmethode

Een decennium terug zouden projectmanagers al hun projecten volgens één en dezelfde projectmanagementmethode managen… Projectmanagers zijn nu veel flexibeler en creëren vaak ‘gecombineerde benaderingen’ (agile en waterval), afgestemd op de behoeften van hun specifieke project en de verschillende projectmanagementmethodes. Deze gecombineerde projectmanagement benaderingen blijken over het algemeen succesvoller dan het traditionele proces met één raamwerk.

Maak jezelf daarom proactief vertrouwd met een reeks ‘andere’ potentieel bruikbare methodes. Je weet tenslotte nooit wanneer een op samenwerking gebaseerde aanpak van pas kan komen.

Sta open voor de toekomst

COVID-19 heeft misschien een catastrofaal effect gehad op de projectmanagementsector, maar het heeft bedrijven ook de mogelijkheid geboden om hun strategieën voor de toekomst te onderbreken, na te denken en te heroverwegen. In plaats van vast te blijven zitten in het verleden en een verouderd werkmodel, is dit het ideale moment om naar de toekomst te kijken en de trends te omarmen die de industrie de komende maanden biedt. Bijvoorbeeld door:

  • op technologie gebaseerde systemen te implementeren;
  • werk vanuit huis te optimaliseren, en;
  • eventuele nieuwe vaardigheden te leren en toe te passen.

Daarmee zorg je ervoor dat niet alleen jouw bedrijf de pandemie overleeft, maar ook dat jij jezelf verder ontwikkelt en groeit.