Dat is de vraag die BI Consultant en Data analist Roger Persoon zich stelt. Het antwoord lees je hieronder:

“Microsoft Power BI is een interactieve tool voor het visualiseren van data. Het doel is om gegevens om te zetten naar informatie en dit beschikbaar te maken voor de eindgebruiker.

Risico’s van self-service tools

Power BI is ontwikkeld om een self-service BI-tool te zijn. Self-service BI is heel populair op dit moment. Daarmee verzamelen medewerkers data die ze vervolgens rapporteren in bijvoorbeeld dashboards. Niet meer afhankelijk zijn van de ICT-afdeling lijkt ideaal, maar brengt ook een aantal risico’s met zich mee.

Hieronder een van de risico’s die ik niet vaak genoemd zie als ik de moeilijkheden opzoek voor invoering van PowerBI. Als je dit googelt gaat het voornamelijk over de moeilijkheden van PowerBI zelf: de tool dus en welke kennis je hiervoor nodig hebt. Niet wat voor effect het heeft op de werkvloer.

Want even serieus: is het echt een optie om aan medewerkers die tot dan toe alleen wat Excel-sheets kant-en-klaar krijgen voorgeschoteld met hierop data die hen moet ondersteunen in hun werkzaamheden na een korte introductie een aantal datasets te geven en te zeggen: ga hier maar mee aan de slag. Succes ermee! 

Allereerst wordt hiermee vergeten dat dit veelal niet tot hun kernactiviteit behoort maar een middel is om te controleren dan wel te rapporteren over hun dagelijkse werkzaamheden. 

Van papier naar digitaal

Tijdens mijn werkzame leven heb ik veelal gewerkt voor softwarebedrijven die bij lokale overheden documentmanagementsystemen implementeerden. Dit allemaal in het kader van ondersteuning van de medewerkers. Hiervoor moesten de meeste medewerkers hun werkwijze, die ze soms al jaren hanteerden, veranderen. Documenten moesten niet meer in de kast worden opgeborgen met kleurcodes op alfabet worden opgeborgen maar geregistreerd en geclassificeerd. En niet te vergeten: digitaal. Ook uitgaande post wordt niet meer via de brievenbus bezorgd: alles gaat via de BerichtenBox van Mijn Overheid.

Dit zou dan het einde van de postkamer worden: iedereen doet dit zelf (self-service dus).

Stapsgewijze invoering

Veelal ging dit geschetste toekomstbeeld voor de medewerkers te vlug. De gevolgen waren dat ze hun eigen papieren archief creëerden en het systeem links lieten liggen. Beter ging het dan ook als je de invoering stapsgewijs uitvoerde.

Allereerst laat je de postkamer ‘digitaliseren’. Papier wordt vervangen door digitale opslag (wat in de praktijk betekende het scannen van inkomende post en het printen van uitgaand post). Maar intern worden de documenten alleen nog beschikbaar gesteld via het documentmanagementsysteem.

Daarna ga je stapsgewijs verder: e-mails registreren door medewerkers, communicatie naar de burgers toe via de berichtenbox van Mijn Overheid totdat je uiteindelijk toch het geschetste en gewenste toekomstbeeld hebt bereikt. Nog makkelijker gaat dit proces als je de medewerkers kunt prikkelen zodat de veranderingen zelf vragen: “Waarom kan ik mijn e-mail niet zelf registreren?” of “Waarom moet ik de vergunning via de postkamer versturen?”.  

‘Klant en kok ineen’

Als ik mijn ervaring hierin projecteer naar PowerBI als self-service BI tool zie ik wel enige overeenkomsten. Het concept van self-service is namelijk eenvoudig: de klant bedient zichzelf. Voorheen gebeurde dat door het personeel. Denk bijvoorbeeld aan tankstations, warenhuizen of een zelfbedieningsrestaurant. De klant redt zichzelf prima en het personeel is alleen nog aanwezig voor ondersteunende taken. Dit zou echter betekenen in het geval van PowerBI t.o.v. het zelfbedieningsrestaurant: je bent ook nog de kok.  

Implementatie van PowerBI als self-service tool

Mijns inziens kan dit ook beter stapsgewijs. Begin allereerst met de rapporten en dashboards via PowerBI te delen. En ja, dit zal nog steeds door de ICT-afdeling gebeuren (beter nog: hier heb je genoeg specialisten voor). De organisatie raakt vertrouwd met de presentatie van de gegevens via deze weg. Kunnen ze al een beetje spelen met filters en in- en uitzoomen op de data (drillen).

Op deze manier creëer je vanzelf een vraag bij de afdelingen en medewerkers die meer willen. Die inderdaad zelf de dashboards willen maken en via verschillende invalshoeken de data willen bekijken om direct een trendbreuk te kunnen constateren. Of alleen de data die voor de medewerker/afdeling zelf relevant is willen weergeven. Ook hier kun je nog als tussenstap kiezen dat er een aanvraag wordt gedaan om een dataset beschikbaar te stellen die die data bevat waarmee aan de slag kan worden gegaan binnen PowerBI om het te visualiseren: ook weer een rol voor de ICT-afdeling.

Onderhoud en controle blijft belangrijk

Om een wildgroei aan rapporten te voorkomen zal er verder ook nog enige controle moeten worden uitgevoerd op de rapporten/dashboards. Er is een kans dat meerdere medewerkers – gedeeltelijk – hetzelfde rapport maken en dan loop je het risico dat de gemaakte rapporten andere definities bevatten dan centraal is afgesproken. Ook hierin zou de ICT-afdeling een rol in kunnen spelen: onderhoud en controle blijft een belangrijke factor.

Self-service BI kan werken, maar…

Self-service BI klinkt aanlokkelijk, maar zal niet voor iedereen werken en zou stap voor stap moeten ingevoerd. Zie het niet als kans om de ICT-afdeling uit het proces te halen maar geef ze meer een ondersteunende en controlerende rol. Ook zullen er genoeg afdelingen en medewerkers zijn die niet aan self-service BI willen. Probeer ze dat dan ook niet op te dringen: als ze zelf niet de meerwaarde ervan inzien is invoering gedoemd te mislukken.”